Vous pourriez penser, pourquoi une personne aurait besoin d’astuces pour écrire un e mail? C’est comme écrire n’importe quel email, non ? Et bien ce n’est pas le cas. En écrivant un email professionnel il y a plusieurs facteurs à prendre en considération. Et non on ne voudrait pas vous effrayer. N’importe qui pourrait écrire un email professionnel.
Les email professionnels ont facilité la communication avec nos collègues ainsi qu’avec nos clients. Alors comment être sûr que son email fasse parvenir le bon message, et de la manière adéquate ? Ci-dessous quelques astuces que tout le monde pourrait suivre pour rédiger un mail professionnel.
1.Un sujet entraînant dans la section « Subject» du mail :
Chaque individu reçoit une multitude d’email au cours de sa journée de travail. Là la probabilité qu’on lise votre email réside uniquement sur le choix des mots composant la ligne de votre sujet. Alors assurez-vous que votre sujet soit clair dans la section de l’objet du mail.
Cela facilitera à la personne recevant le mail d’en connaître le degré d’importance. Les chances qu’on vous réponde rapidement en dépendent. Alors assurez vous d’écrire un sujet clair, concis et entraînant. Mentionner la date dans la section objet pourrait constituer un bon point.
2.La justesse dans l’emploi des mots :
C’est facile pour toute personne d’écrire « hey dude, what’s up?? », pas vrai ? Cela ne fonctionnera certainement pas dans un mail professionnel. Vous devriez vous assurer de commencer par les bonnes salutations.
Quand vous pouvez commencer avec « Hi », « Dear (prenom) » serait une meilleure option. Lire un mail commençant par « Dear » aurait un meilleur impact dans le milieu professionnel. Une autre manière de saluer quelqu’un serait d’utiliser « Dear Mr/Mrs (Nom de famille) » , ou même, « To whom so ever it may concern » si vous ne connaissez pas le nom de la personne en charge.
L’argot c’est cool, nous le savons tous. Toutefois, on doit éviter de l’utiliser à tout prix. Ecrire un mail professionnel est une question de professionnalisme, donc il faut proscrire toute communication informelle.
3.Grammaire et orthographe :
Avez-vous déjà lu quelque chose en vous demandant qu’est-ce cela signifiait? Un si mauvais anglais ? On en tous rencontrés un, ou plusieurs, de ces articles. Et laissez-moi vous dire que personne ne voudrait lire de tels passages. Et cela s’applique aussi aux emails professionnels. Personne ne voudrait lire un mail bourré de fautes d’orthographe et d’erreurs de grammaire.
Par conséquent vous devez absolument éviter de telles erreurs. Assurez vous de relire votre mail avant d’appuyer sur le bouton d’envoi. Cela vous évitera assez d’embarras.
4.Un message concis :
Chacun a beaucoup à faire pendant le travail. Un employé moyen reçoit une multitude de mails tout au long de la journée. Maintenant imaginez les lire tous autant qu’ils sont. C’est surement une tâche fastidieuse. Qu’est-ce qui fonctionnerait si vous deviez envoyer un email à quelqu’un à ce moment là ?
Personne n’a tout le temps du monde. Donc ils voudraient passer le minimum de temps à lire votre email. Assurez-vous donc que votre message soit clair. Vous pourriez commencer par « I’m writing this letter to….». Cela facilitera au lecteur de reconnaître l’objet de votre mail.
5.Utiliser la numérotation :
Parfois, quand un email contient beaucoup trop d’informations, quelques une sont négligées. Alors comment s’assurer que toutes les informations seraient assimilées ? Utilisez la numérotation.
Oui. C’est vrai. Les longs paragraphes ont plus de chances d’être ignorés. Organiser votre mail en usant de numérotation aiderait beaucoup. Donc assurez-vous d’énumérer vos idées de sorte que tout soit facilement lu et retenu.
6.La conclusion adéquate :
Comment vous mettez fin à votre email en dit long sur la réponse que vous pourriez recevoir. Assurez vous d’en écrire une excellente. Vous pouvez demander au lecteur de répondre si vous avez besoin d’une réponse par rapport au contenu du mail.
Un dénouement brusque pourrait faire perdre tout intérêt à votre mail. Donc ce que vous pourriez plutôt faire c’est de bien conclure votre email. «Best wishe»’, «Fond regards», «Kind regards», «With appreciation», « With gratitude », «Best regards », « Yours sincerely» sont des formules communes que vous pourriez utiliser.
7.Inclure une signature :
Parfois vous écrivez un email à une personne qui ne vous connait pas. C’est ce qui arrive souvent dans le cadre professionnel. Alors comment pourraient-ils en savoir plus sur vous ? À l’aide d’une signature.
Non, là on ne parle pas de celle où vous usez réellement d’un stylo et d’encre. La signature en ligne diffère de la signature dans la vraie vie. Elle mentionne votre nom, ainsi que le poste que vous occupez au sein d’une entreprise. Cela permet au lecteur d’en savoir plus sur vous et sur ce que vous effectuez comme tâches. Vous pourriez aussi y inclure vos contacts, ainsi vous seriez beaucoup plus facile à joindre.
Et bien, tout est dit. Donc la prochaine fois que vous écrirez un mail professionnel, assurez-vous de ne pas oublier ces points. Ils vous aideront à écrire un bon-email professionnel que les autres aimeraient lire.
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