Vous êtes-vous déjà demandé à quel point la vie serait facile si tout pouvait être fait de manière informelle ? Alors que les choses deviendraient plus faciles, toutes nos vies manqueraient de discipline. C’est exactement pourquoi nous devons apprendre à séparer nos vies professionnelles et personnelles. Tout comme nous ne pouvons pas parler sur un ton informel avec nos patrons, nous ne pouvons même pas écrire un e-mail en utilisant un langage informel. Apprenons à rédiger un email formel en anglais.
L’objet est une partie très cruciale de tout e-mail. Avec tout le monde bombardé de plusieurs e-mails tout au long de la journée, il devient difficile de tous les ouvrir. Si vous deviez ouvrir un e-mail, qu’est-ce qui vous aiderait à décider s’il est prioritaire ou non ? Un objet, non ?
L’objet d’email:
Assurez-vous que votre objet est précis, afin que le lecteur sache exactement de quoi parle le courrier. Un sujet net et précis garantira que votre e-mail est lu.
Salutations formelles:
Même si vous aimez un « hey» ou un « hello», vous ne pouvez tout simplement pas les utiliser lorsque vous écrivez un email formel. « Dear » est le mot que les écrivains respectent lorsqu’il s’agit d’écrire des emails formels.
Maintenant, même si vous détestez appeler un étranger “Dear”, c’est un terme largement accepté. Vous devez donc absolument l’utiliser. Vous pouvez suivre “Dear” avec le nom de la personne à qui vous écrivez le courrier. Vous pouvez également utiliser « Mr ». , “Mrs.” ou “Miss”, avant le nom.
Voici quelques exemples de salutations formelles
- Dear Sir/Madam, (Cher Monsieur / Madame,)
- Dear Max, (Cher Max,)
- Dear Mr. Ronald,(Cher Monsieur Ronald,)
- Dear Ms. Caroline,(Chère Madame Caroline,)
Assurez-vous d’utiliser l’un des éléments ci-dessus au début d’un email formel.
Introduction:
Pour les e-mails informels, vous n’indiquez pas toujours la raison de la rédaction du courrier. Cependant, les courriers officiels vous obligent à mentionner une raison appropriée pour laquelle vous écrivez. Alors comment faire ça en anglais ?
Voici quelques exemples de la façon dont vous pouvez commencer un courrier.
- I am writing with regard to… (objet de l’e-mail)Je vous écris concernant…
- I am writing in connection with… (objet de l’e-mail)Je vous écris en rapport avec…
- I am writing in reference to…Je vous écris en référence à…
Si vous écrivez un e-mail pour envoyer des informations, vous pouvez commencer par l’une des phrases suivantes :
- I am writing to let you know…(Je vous écris pour vous informer…)
- I am delighted to tell you… (Je suis ravi de vous dire…) (si vous communiquez de bonnes nouvelles)
- I regret to inform you that… (J’ai le regret de vous informer que…) (si vous communiquez de mauvaises nouvelles)
Si à la place vous répondez à un e-mail que vous avez reçu, vous pouvez dire :
- I am writing in response to…(Je vous écris en réponse à…)
- I am writing in reply to…(Je vous écris en réponse à…)
- I am writing to thank you for… (Je vous écris pour vous remercier de…) (si vous devez remercier le destinataire)
Cela donne au lecteur une idée juste de l’objet de l’e-mail.
Style d’écriture :
Comme nous l’avons mentionné plus tôt, les gens ont de nombreux e-mails à lire. Ils n’ont pas toute la journée pour continuer à lire de longs courriers. Alors gardez vos e-mails courts et précis. Ne faites pas de phrases très longues ou il y a de fortes chances que votre e-mail ne soit pas lu aussi.
N’encombrez pas l’e-mail de plusieurs mots dans un seul paragraphe. Assurez-vous d’avoir des paragraphes différents pour que le lecteur puisse les lire plus facilement.
Ne faites pas d’erreurs :
Aimeriez-vous lire un livre avec des erreurs ? Aucun droit? De même, personne n’aime lire quoi que ce soit avec des erreurs. C’est exactement pourquoi vous devez éviter toute erreur. Assurez-vous que votre e-mail est correct, sans fautes d’orthographe et des phrases grammaticalement correctes.
Assurez-vous de relire votre e-mail, puis de cliquer uniquement sur le bouton d’envoi. Un e-mail sans erreur vous assurera d’obtenir une réponse.
Fin de l’e-mail :
Il existe différents types d’e-mails que vous envoyez. En fonction d’eux, vous pouvez changer la fin. Voici quelques fins que vous pouvez utiliser lorsque vous écrivez un e-mail professionnel.
- I look forward to hearing from you soon (J’espère avoir de vos nouvelles bientôt)
- Thank you in advance (Merci d’avance)
- For further information, please do not hesitate to contact me (Pour plus d’informations, n’hésitez pas à me contacter)
- Please let me know if you have any questions (S’il vous plaît laissez-moi savoir si vous avez des questions)
Une fois que vous avez terminé de terminer l’e-mail, la dernière partie consiste à mentionner les salutations correctes. Voyons-les dans la section suivante.
Salutations à utiliser à la fin du courrier :
Maintenant, une fois que vous avez terminé avec tout l’e-mail, vous devez également faire attention à la salutation de fin. Il doit être poli. Assurez-vous de les utiliser lorsque vous souhaitez terminer un e-mail en anglais.
- Best regards (Meilleures salutations)
- Kind regards(Bien à vous)
- Yours faithfully (Bien à vous) (si vous avez commencé l’e-mail par « Dear Sir/Madam » parce que vous ne connaissez pas le nom du destinataire)
- Yours sincerely, (Cordialement) (si vous avez commencé l’e-mail par “Dear Sir/Madam + nom)
- Regards (Salutations)
Une fois que vous avez suivi toutes ces étapes, votre email formel est prêt. Assurez-vous d’utiliser ces conseils et écrivez un excellent e-mail.
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